Wednesday, May 22, 2019

author photo

Purchase order termasuk dokumen berupa lembar kerja yang berisi rangkuman. Rangkuman tersebut berupa barang atau jasa yang ingin dibeli dari supplier. Biasanya dokumen tersebut akan hadir dalam bentuk form dan dibuat oleh Anda sendiri sebagai pembeli. Kemudian dikirim ke supplier sebagai penjualnya.

PO atau purchase order ini terlihat seperti pekerjaan yang tidak penting. Apalagi bagi pelaku usaha dengan skala kecil. Tapi purchase order memiliki peran penting sebagai dokumen hukum. Dapat mengklarifikasi dan mencegah jika terjadi pelanggaran hukum.

Cara-cara Membuat Purchase Order

Membuat dengan Software
Untuk membuat purchase order sendiri ada cukup banyak cara yang dapat dilakukan. Sedangkan yang paling banyak disarankan dengan format template. Bisa dengan menggunakan software accounting yang memungkinkan pembuatan yang fleksibilitas, kecepatan serta kesederhanaan yang baik.

Untuk langkah-langkahnya, pertama log in menggunakan email dan password yang sebelumnya sudah didaftarkan. Klik pada tab transaksi dan pilih option pembelian. Klik tombol buat pesanan pembelian untuk membuat pesanan atau pembelian baru.

Membuat PO bisa dilakukan dengan bantuan software
Membuat PO bisa dilakukan dengan bantuan software

Isi purchase form yang muncul pada layar dan isi dengan detail informasi yang ditulis. Jika semua data yang diisi sudah selesai, pilih option dan buat invoice baru untuk membuat sesuai dengan PO tersebut. Terakhir klik Simpan dan Setujui, maka akan tampil invoice pembelian yang telah disimpan tersebut.

Menerima Purchase Order
Untuk menerima, Anda juga perlu log in ke dalam software dan pilih menu inventori. Tambahkan purchase order dan masukkan data purchase order. Biasanya data ini terdiri dari lokasi gerai, pilih supplier dan menentukan tanggal pembelian.

Anda juga perlu memasukkan nomor PO berupa huruf dan angka. Masukkan catatan jika perlu, pilih produk, jumlah produk yang dipesan, harga beli satuan, tambahkan juga produk lain jika lebih dari 1.

Kemudian pilih buat dan akan muncul notifikasi Data PO berhasil ditambahkan. Pada setiap PO sendiri akan tersedia 4 opsi, jika menerima maka pilih penerimaan yang berfungsi untuk menerima purchase order. Jika Anda ingin menerima PO di hari yang sama atau hari berikutnya. Bisa masuk ke menu inventori, pilih PO dan cari nomor PO yang dituju klik Penerimaan.

Prosedur dan Hal-hal yang Perlu Diperhatikan

Prosedur Membuat Purchase Order
Saat membuat purchase order, maka akan ada prosedur yang harus dilakukan supaya tidak menimbulkan kerugian perusahaan. Mulai dengan memilih supplier terbaik dari beberapa sumber. Baik dari iklan, direktori perdagangan, email penawaran berpartisipasi di konvensi industri atau meminta saran dari forum bisnis.

Lakukan pembelian yang nantinya Anda akan mendapatkan purchase order form sebanyak 6 rangkap. Mulai dari supplier, petugas gudang, pihak pemohon, bagian inspeksi, bagian akuntansi dan untuk disimpan sebagai arsip.

Kemudian saat penerimaan barang, pastikan Anda sudah mencocokkan jenis dan jumlah barang. Apakah sudah sesuai dengan yang tercantum pada purchase order form atau belum.
Setelah barang sudah diterima dan sesuai permintaan. Anda harus membayar tagihan sesuai nominal yang telah disepakati. Simpan purchase order form sebagai panduan pada pembelian selanjutnya.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan

Jika Anda membuat PO supaya tidak terjadi kekeliruan, maka sebaiknya perhatikan hal-hal berikut ini. Mulai dari menuliskan identitas perusahaan dengan jelas. Baik nama pemesan, alamat, nama perusahaan dan alamatnya, nomor telepon serta email yang dapat dihubungi.

Tuliskan juga detail barang secara terperinci, apa yang akan dipesan, jumlah, merk dan informasi lainnya. Cantumkan dengan jelas supplier yang akan dipilih. Sebutkan cara pengiriman, metode pembayaran dan waktu pengiriman.

Next article Next Post
Previous article Previous Post